RUANG TATA KELOLA KEARSIPAN & AI

Arsip yang bekerja untuk manusia.

arsip.ai.id menghubungkan praktik kearsipan dengan kecerdasan artifisial. Arsip fisik, dokumen digital, email, dan data sistem diubah menjadi informasi yang tertata, terverifikasi, dan siap dipakai untuk mengambil keputusan.

Lihat cara kerjanya →Siklus hidup arsip
DARI INFORMASI MENJADI ASET.
DARI ASET MENJADI TINDAKAN.
KEUANGANKEPEGAWAIANHUKUMPROYEK
MASALAHNYA

Masalahnya bukan kurang informasi. Masalahnya friksi.

Informasinya ada, tetapi orang tetap harus mencari, bertanya, mengecek, dan menunggu, lalu mengulanginya lagi. Waktu habis untuk mengurus informasi, bukan memakainya.

?Filenya di mana??Versi yang mana??Siapa yang pegang??Datanya benar??Bisa dibuktikan??Pembaruannya di mana?
Cari.Tanya.Cek.Ganti nama.Salin.Cocokkan.Tunggu.Ulangi.
SATU ALUR INFORMASI

Dari mana saja, menjadi informasi siap pakai.

Sistem yang sudah ada tidak perlu dibongkar. Semua sumber informasi dihubungkan, ditata, dan diverifikasi, lalu dialirkan ke tempat informasi itu dibutuhkan.

SUMBER

  • Arsip fisik (pindai)
  • File digital (PDF, Word, Excel, JPG)
  • Email
  • Shared drive & cloud
  • Sistem internal (ERP, HR, keuangan)
  • API & integrasi
→

INTEGRASI INFORMASI

  • Menata (organize)
  • Menghubungkan (connect)
  • Memverifikasi (verify)
  • Menstrukturkan (structure)
  • Mengintegrasikan (integrate)
  • Memahami (understand)
→

INFORMASI SIAP PAKAI

  • Temukan
  • Kelola
  • Percayai
  • Pahami
  • Putuskan
  • Bertindak
MESIN PEMROSESAN AI · SIMULASI

Enam langkah, satu dokumen tertata.

Pilih contoh dokumen dan lihat bagaimana mesin AI menerima, memahami, mengekstrak, mengklasifikasi, memvalidasi, lalu meneruskannya ke sistem yang tepat, termasuk memilih model AI sesuai sensitivitas datanya.

METADATA HASIL EKSTRAKSI
RUTE MODEL AI
Model cepat · cloudVOLUME
Model penalaran · cloudKOMPLEKS
Model lokal · on-premiseSENSITIF

Simulasi ilustratif. Kode klasifikasi dan masa retensi adalah contoh, bukan acuan resmi. Gunakan klasifikasi arsip dan JRA instansi Anda.

SIKLUS HIDUP ARSIP

Kaidah kearsipan, dipercepat AI.

AI tidak menggantikan kaidah kearsipan. AI membantu menjalankannya secara konsisten di setiap tahap, sejalan dengan prinsip pengelolaan arsip dalam UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

01

Penciptaan

Arsip tercipta dan diterima: surat, kontrak, laporan, formulir.

AI: penamaan otomatis, ekstraksi metadata, pengodean klasifikasi.
02

Penggunaan & pemeliharaan

Arsip aktif dan inaktif dikelola, dilindungi, dan diakses sesuai hak.

AI: pencarian semantik, tanya jawab dokumen, pengendalian akses.
03

Penyusutan

Pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA).

AI: pengingat retensi, daftar usul musnah, berita acara.
04

Pelestarian

Arsip vital dan arsip statis dilestarikan dan diakses untuk kepentingan jangka panjang.

AI: alih media, deskripsi arsip, temu balik.
BATAS DATA MENENTUKAN PILIHAN MODEL

Data yang tepat di tempat yang tepat.

Tidak semua data boleh keluar dari lingkungan Anda. Model AI dipilih berdasarkan kebijakan, sensitivitas, dan kendali yang dibutuhkan, bukan sebaliknya.

CLOUD

Dokumen publik

Brosur, laporan tahunan, materi publikasi. Sensitivitasnya rendah dan volumenya bisa besar.

  • Klasifikasi dokumen massal
  • Ekstraksi informasi dasar
  • Ringkasan & analisis kompleks
ON-PREMISE

Dokumen sensitif

Data pegawai, laporan keuangan internal, dokumen hukum. Data tidak boleh keluar dari jaringan.

  • Diproses model lokal di infrastruktur sendiri
  • Kendali penuh & jejak audit
  • Memenuhi kebijakan dan regulasi data
⛨
Pemilihan model harus mengikuti kebijakan data, bukan sebaliknya.
Model routerMemilih model berdasarkan jenis tugas, kompleksitas, sensitivitas, dan biaya.
LLM gatewaySatu pintu untuk banyak model, dengan satu antarmuka.
ObservabilitasPemantauan, pencatatan, pelacakan biaya, dan mekanisme cadangan.
Kebijakan & evaluasiPenegakan kebijakan keamanan dan pipeline evaluasi mutu.
SATU EKOSISTEM, BANYAK PINTU MASUK

Mulai dari masalah informasi Anda.

Setiap solusi dapat berdiri sendiri, dan setiap solusi dapat saling terhubung. arsip.ai.id menjadi ruang belajar dan tata kelola dalam ekosistem integrasi informasi tata.id.

ArsipMenata, melestarikan, mengatur

  • tata.arsip
  • tata.penataanarsip
  • tata.RMS
  • e-arsip

Klasifikasi, retensi, digitalisasi, dan akses arsip.

DokumenMenangkap, memahami, mengelola

  • tata.scan
  • tata.digitalisasi
  • autofilling.ai
  • tata.DMS

Pindai, klasifikasi, validasi, dan penataan dokumen otomatis.

ProyekMerencanakan, melacak, menyelesaikan

  • ontrackproject.ai

Tugas, linimasa, dokumen, bukti, progres, dan isu proyek.

Data & EnterpriseMengintegrasikan, memverifikasi

  • tata.dataverificationsystem
  • tata.datalake

Verifikasi, struktur, integrasi, API, dan penyimpanan data tepercaya.

IntelijenMenganalisis, memvisualisasikan

  • DITA

Analisis, visualisasi, temuan, analitik spasial, dan pelaporan.

TATA.AIMengaktifkan pengetahuan

  • tata.aidashboard
  • tata.aichatbot
  • tata.aiKMS
  • tata.aiLMS

Melihat, bertanya, mengetahui, dan belajar dari pengetahuan organisasi.

Cerdas

AI yang dipilih sesuai tugasnya.

Terstruktur

Mengikuti kaidah klasifikasi dan retensi.

Masif

Siap untuk ribuan hingga jutaan berkas.

Tepercaya

Terverifikasi dan dapat dibuktikan.

Manusiawi

Informasi bekerja untuk manusia.

MULAI DARI YANG KECIL

Ceritakan masalah informasi Anda.

Mulai dari satu use case prioritas, lalu kembangkan sesuai kebutuhan, baik on-premise, cloud, maupun hybrid. Kanal konsultasi resmi akan diumumkan di laman ini.

Informasi, terintegrasi→